المكتب التنفيذي

المهام والإختصاصات:-

1- إعداد خطة العمل السنوية للمكتب موزعة على شهور السنة في ضوء أهداف الديوان .

2- الأرشفة الإلكترونية ونظم العمل المطلوب تطويرها.

3- إعداد جدول يومي وشهري مكتوب بالمطلوب إنجازة في البداية و متابعة ما تم إنجازة في البداية ومتابعة ما تم إنجازة في نهاية اليوم أو الشهر .

4-إستلام البريد الوارد إلى المكتب وفرزه و إجراء الملخصات اللازمة , وإعداد مكاتبات الرد (الصادر ) وإعادةإرسالها للإدارات  ذات الإختصاص داخل الديوان وخارجة بعد إعتمادها من المدير العام .

5- متابعة كافة المراسلات المتعلقة بالمدير  التي تتم عن طريق البريد الإلكتروني

6-متابعة القرارات والمنشورات المالية واللجان والتوجيهات التي تصدر من المدير للتأكد من تنفيذها أو إنجازها .

7-مسك وتنظيم السجلات والملفات وحفظ  الأوراق والمستندات الخاصة بأعمال مدير الديوان .

8-التنسيق لإجتماعات المدير الداخلية والخارجية

9- تنظيم الإجتماعات وإعداد محضر الإجتماع وتوزيعه ، وتجهيز قاعة الإجتماعات وتوجية الدعوة للمشاركين ، وتدوين الملاحظات في الإجتماع لمتابعة تطبيقها في الإدارات المعنية .

10- صياغة وتحرير المذكرات والخطابات والتقارير والقرارات الإدارية وإعداد الملخصات الخاصة بها .

11- الإتصالات المباشرة مع المديرين وكبار المسؤولين داخل وخارج الديوان وتعميم القرارات الصادرة من المدير العام.

12- تنظيم وتنسيق المقابلات الشخصية للسيد المدير العام

13- عقد إجتماعات للتطوير المستمر مع العاملين بالمكتب لإقتراح التحسينات المطلوبة لتبسيط الإجراءات وتطوير الأداء .

14- إعداد تقارير شهرية عن أداء الكتب ومقترحات التطوير ورفعها إلى مدير عام الديوان

 

Read 437 times