المهام والإختصاصات:-
1- إعداد خطة العمل السنوية للمكتب موزعة على شهور السنة في ضوء أهداف الديوان .
2- الأرشفة الإلكترونية ونظم العمل المطلوب تطويرها.
3- إعداد جدول يومي وشهري مكتوب بالمطلوب إنجازة في البداية و متابعة ما تم إنجازة في البداية ومتابعة ما تم إنجازة في نهاية اليوم أو الشهر .
4-إستلام البريد الوارد إلى المكتب وفرزه و إجراء الملخصات اللازمة , وإعداد مكاتبات الرد (الصادر ) وإعادةإرسالها للإدارات ذات الإختصاص داخل الديوان وخارجة بعد إعتمادها من المدير العام .
5- متابعة كافة المراسلات المتعلقة بالمدير التي تتم عن طريق البريد الإلكتروني
6-متابعة القرارات والمنشورات المالية واللجان والتوجيهات التي تصدر من المدير للتأكد من تنفيذها أو إنجازها .
7-مسك وتنظيم السجلات والملفات وحفظ الأوراق والمستندات الخاصة بأعمال مدير الديوان .
8-التنسيق لإجتماعات المدير الداخلية والخارجية
9- تنظيم الإجتماعات وإعداد محضر الإجتماع وتوزيعه ، وتجهيز قاعة الإجتماعات وتوجية الدعوة للمشاركين ، وتدوين الملاحظات في الإجتماع لمتابعة تطبيقها في الإدارات المعنية .
10- صياغة وتحرير المذكرات والخطابات والتقارير والقرارات الإدارية وإعداد الملخصات الخاصة بها .
11- الإتصالات المباشرة مع المديرين وكبار المسؤولين داخل وخارج الديوان وتعميم القرارات الصادرة من المدير العام.
12- تنظيم وتنسيق المقابلات الشخصية للسيد المدير العام
13- عقد إجتماعات للتطوير المستمر مع العاملين بالمكتب لإقتراح التحسينات المطلوبة لتبسيط الإجراءات وتطوير الأداء .
14- إعداد تقارير شهرية عن أداء الكتب ومقترحات التطوير ورفعها إلى مدير عام الديوان